Quản lý thuật ngữ: Nền tảng của toàn cầu hóa

Bài viết

Ngày 15 tháng 12 năm 2000

Quản lý thuật ngữ không phải là vấn đề về công cụ dịch thuật. Nó là một phần của cơ sở hạ tầng của toàn cầu hóa, và là thứ rẻ nhất để làm đúng và cũng là thứ đắt nhất để trang bị thêm.

Bắt đầu với các điều khoản có rủi ro cao nhất

Cách để kết thúc một dự án cơ sở thuật ngữ là thu thập từng từ trong sổ tay hướng dẫn sử dụng sản phẩm vào ngày đầu tiên, làm kiệt sức giữa chừng và bỏ dở nó. Thứ tự hiệu quả là cái giá phải trả nếu hiểu sai: tên sản phẩm, thuật ngữ an toàn, tên tính năng và biểu thức quy định là những danh mục mà việc dịch sai sẽ gây ra thiệt hại thực sự, vì vậy hãy làm như vậy trước tiên. Từ vựng mô tả thông thường có thể chờ đợi hoặc bị bỏ qua hoàn toàn.

Cơ sở thuật ngữ đầu tiên không cần phải lớn; vài trăm mục là đủ. Điều quan trọng là chúng thực sự được sử dụng — trong quá trình dịch thuật, trong danh sách kiểm tra đánh giá, trong tài liệu sản phẩm. Một cơ sở thuật ngữ gồm hai trăm mục mà mọi người theo dõi có giá trị hơn nhiều so với một cơ sở thuật ngữ gồm hai nghìn mục mà không ai đọc.

Xếp hạng theo tác động kinh doanh, không phải tần suất từ. Một thuật ngữ hiếm gặp mà việc dịch sai gây ra sự cố an toàn cao hơn một danh từ chung xuất hiện mười lần một ngày.

Cơ sở dữ liệu thuật ngữ chỉ hoạt động bên trong quy trình

Vấn đề phổ biến nhất sau khi cơ sở thuật ngữ tồn tại là nó nằm trên một ổ đĩa chung, người dịch không biết về nó hoặc biết nhưng không tham khảo nó. Điều đó khiến nó trở thành một tài liệu chứ không phải một công cụ. Cách tiếp cận hiệu quả là kết nối nó vào công cụ CAT và quy trình MTPE để người dịch nhìn thấy thuật ngữ đã được phê duyệt trong giao diện làm việc.

Sau khi hoàn tất quá trình, việc kiểm tra thuật ngữ có thể được tự động hóa. Hầu hết các công cụ CAT và công cụ QA đều hỗ trợ kiểm tra tính nhất quán của thuật ngữ và có thể gắn cờ khi bản dịch sử dụng cách hiển thị không chuẩn. Bước duy nhất đó chuyển việc tuân thủ thuật ngữ từ mục đích tốt sang quy trình được kiểm tra.

Một lớp nữa thường bị bỏ qua: giới thiệu. Đối với lần tiếp xúc đầu tiên của người dịch với một dự án, cơ sở thuật ngữ là cách tóm tắt tốt nhất có thể — nó cho họ biết tên sản phẩm, cách đặt tên các tính năng, những từ nào không được tùy cơ ứng biến. Việc duyệt cơ sở thuật ngữ trước khi thực hiện nhiệm vụ đầu tiên sẽ tiết kiệm được nhiều hơn là sửa chữa sau đó.

Quản trị: Ai đó phải quyết định

Cơ sở thuật ngữ không phải là tài sản mà bạn đã xây dựng xong; nó cần được bảo trì, và việc bảo trì cần có người chủ. Ai đó - một người hoặc một nhóm nhỏ - quyết định khi nào một điều khoản thay đổi, ai phê duyệt nó và cách thông báo sự thay đổi đó tới những người bị ảnh hưởng. Nếu không có sự sắp xếp đó, cơ sở thuật ngữ sẽ bị phân rã: người dịch quay trở lại việc phỏng đoán và nội dung sẽ dần cũ đi.

Cấu trúc thông thường là một chủ sở hữu thuật ngữ cộng với một nhóm đánh giá được rút ra từ sản phẩm, tiếp thị và dịch thuật. Bất kỳ điều khoản hoặc thay đổi mới nào đều tuân theo một lộ trình cố định: nộp, xem xét, phê duyệt, nhập cơ sở, thông báo. Lộ trình không cần phải phức tạp nhưng phải tồn tại và phải được ghi lại.

Lịch sử phiên bản về những thay đổi thuật ngữ cũng quan trọng vì lý do tương tự. Các điều khoản không cố định - sản phẩm phát triển và thị trường chuyển động, đồng thời kết xuất tiêu chuẩn của năm ngoái có thể không còn đúng trong năm nay - nhưng những thay đổi phải được theo dõi. Vấn đề nằm ở tổ chức -- nhóm thay đổi sản phẩm và tài liệu quản lý nhóm thường không phải là cùng một người. Cần có cơ chế nào đó để thay đổi được lan truyền một cách tự động; xem nó bằng tay không giữ được.

Đánh giá định kỳ, không một lần

Lên lịch đánh giá hàng quý các thuật ngữ được sử dụng nhiều nhất và loại bỏ các mục không còn áp dụng. Tên của các mẫu xe đã ngừng sản xuất, các tính năng được đổi tên, công thức đã trở nên lỗi thời do thay đổi về quy định - tất cả những thứ này đều phải được đưa ra khỏi cơ sở. Để chúng với chi phí cao hơn mức độ tiện lợi được tiết kiệm, bởi vì người dịch sẽ cho rằng chúng vẫn còn giá trị.

Việc ôn tập còn có lợi ích tiềm ẩn thứ hai: đó là thời điểm xuất hiện những lỗ hổng trong hệ thống thuật ngữ. Các mục không ai sử dụng có thể có nghĩa là tính năng tương ứng không được dịch hoặc người dịch không biết thuật ngữ này tồn tại. Những tín hiệu đó chỉ xuất hiện khi xem dữ liệu theo định kỳ.

Quản lý thuật ngữ liên quan đến cơ sở hạ tầng chứ không phải công cụ. Có được nền tảng đúng đắn và mọi ngôn ngữ bổ sung đều là vấn đề về số lượng; bỏ qua nó và mọi ngôn ngữ bổ sung sẽ tích lũy lại sự trôi dạt. FangService coi quản lý thuật ngữ như một bước đầu tiên trong các dự án đa ngôn ngữ - mang tài liệu sản phẩm và bắt đầu với loạt thuật ngữ đầu tiên.

Chi phí thực sự của việc giải cứu một bảng thuật ngữ từ kho lưu trữ

Một khách hàng đã phát hiện ra trong một chứng nhận ở nước ngoài rằng cùng một thành phần có ba tên trong ba thế hệ sách hướng dẫn sử dụng sản phẩm: tản nhiệt sớm, mô-đun làm mát sau, bộ quản lý nhiệt trong phiên bản mới nhất. Cơ quan chứng nhận kết luận rằng đây có thể là ba phần khác nhau và yêu cầu làm rõ, việc này tốn cả tháng trời để xem xét lại. Nếu bảng thuật ngữ ban đầu được duy trì đơn giản thì việc làm rõ đó sẽ không bao giờ cần thiết. Việc quản lý thuật ngữ tiết kiệm được ít khi là chi phí dịch thuật; đó là việc làm lại, làm rõ và trì hoãn chứng nhận.

Cách tiếp cận thực tế để duy trì một bảng thuật ngữ có ba bước. Đầu tiên, chỉ thu thập những gì bắt buộc - định nghĩa sản phẩm, tên thông số, điều khoản chứng nhận và tên thương hiệu. Thứ hai, nắm bắt hai dạng lỗi: một thuật ngữ có nhiều bản dịch và một bản dịch có nhiều thuật ngữ nguồn, bởi vì những điều đó tạo ra khiếu nại và làm lại. Thứ ba, chỉ định chủ sở hữu và nhịp độ đánh giá, do đó, sự thay đổi về thế hệ sản phẩm sẽ kích hoạt việc đánh giá thuật ngữ. FangService xây dựng cơ sở thuật ngữ song ngữ với mỗi mục nhập được chú thích cho các bản dịch bị cấm và ngữ cảnh áp dụng, liên kết bảng thuật ngữ với phiên bản dự án và định cấu hình quy trình dịch để bỏ qua các mục không thể dịch như số kiểu máy và tên thương hiệu để chúng không bao giờ được viết lại bằng bản dịch máy.

Nơi bắt đầu quản lý thuật ngữ: Các hành động mang lại kết quả trong vòng ba tháng

Quản lý thuật ngữ dễ dàng được mô tả như một dự án hệ thống và do đó không bao giờ bắt đầu. Trong thực tế, ba hành động trong ba tháng đầu tiên là đủ để thấy kết quả: buộc các định nghĩa sản phẩm và tên tham số vào từng dòng sản phẩm; xây dựng danh sách các bản dịch bị cấm đánh dấu các bản dịch đã gây ra khiếu nại hoặc làm lại; và thêm tính năng kiểm tra trước thuật ngữ vào quy trình dịch thuật để các thuật ngữ có tần suất cao được sàng lọc trước khi gửi đi.

Cả ba đều không cần đầu tư lớn và chúng ngay lập tức giảm thiểu hai loại vấn đề: làm rõ và làm lại do một sản phẩm mang nhiều tên gây ra và các kết xuất đã biết là sai lại xuất hiện. Một bảng thuật ngữ bắt đầu từ ba mươi thuật ngữ là hoàn toàn phù hợp, miễn là nó phản ánh sản phẩm thực tế chứ không phải là một danh sách chung được sao chép từ nơi khác.

FangService xây dựng cơ sở thuật ngữ của khách hàng từ chính sản phẩm: trước tiên là các thuật ngữ bắt buộc và tần suất cao, được chú thích bằng ngữ cảnh và các kết xuất bị cấm, được ràng buộc với phiên bản dự án và được thực thi dưới dạng kiểm tra trước trong quy trình dịch thuật. Việc quản lý thuật ngữ chỉ có quyền được gọi là một hệ thống khi nó bắt đầu mang lại hiệu quả.