Công nghiệp hóa chất: Tuân thủ dịch thuật SDS

Bài viết

Ngày 18 tháng 11 năm 2024

Bảng dữ liệu an toàn không phải là một tài liệu quảng cáo. Đây là một tài liệu được quản lý ở định dạng cố định và hậu quả của việc dịch sai không phải là cách diễn đạt khó hiểu - đó là sự cố tuân thủ các hậu quả về hải quan, khách hàng và trách nhiệm pháp lý.

SDS không phải là bản sao tiếp thị

Bảng dữ liệu an toàn không phải là tài liệu tiếp thị. Nó được viết theo định dạng cố định bắt buộc theo quy định, mô tả các mối nguy hiểm của hóa chất, các biện pháp bảo vệ, ứng phó khẩn cấp và thông tin vận chuyển, và đó là một tài liệu được quy định. Hậu quả của việc dịch sai không phải là đọc khó hiểu mà là sự cố tuân thủ. Hải quan có thể giữ lô hàng, khách hàng có thể từ chối và nếu ai đó bị thương thì sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý.

Loại tài liệu này có một đặc điểm cụ thể trong dịch thuật: khả năng chịu lỗi gần bằng 0, nhưng từ vựng có tính cố định cao. Tuyên bố về mối nguy hiểm, tuyên bố phòng ngừa và giải thích bằng hình ảnh thường có công thức được chỉ định theo quy định của khu vực pháp lý mục tiêu. Phạm vi của người dịch là nhỏ - bạn viết những gì quy định nói. Rủi ro là ai đó sẽ viết lại một cụm từ cố định vì nó đọc tốt hơn hoặc mang theo mã ngôn ngữ nguồn nơi yêu cầu hiển thị cục bộ.

Vì vậy khi lựa chọn nhà cung cấp dịch thuật ngành hóa chất, điều quan trọng không phải là khả năng viết. Vấn đề là liệu họ có xử lý được các tài liệu được quản lý và hiểu được khuôn khổ pháp lý của thị trường mục tiêu hay không. Thiếu một trong hai, tác phẩm không nên được thực hiện.

Nhãn GHS và Tuyên bố Nguy hiểm: Tuân theo Tiêu chuẩn

Hệ thống Hài hòa Toàn cầu quy định cụ thể các công thức tiêu chuẩn cho các biểu tượng nguy hiểm, từ ngữ cảnh báo và tuyên bố về mối nguy hiểm. Yêu cầu dịch thuật không phải là diễn giải mà là tìm ra phiên bản được quy định của thị trường mục tiêu thừa nhận. Một số khu vực pháp lý yêu cầu rõ ràng cách diễn đạt khác với ngôn ngữ nguồn và việc sao chép nguyên văn văn bản nguồn bản thân nó là một hành vi vi phạm.

Hai loại lỗi phổ biến ở đây. Đầu tiên là sự thuận tiện - chuyển sang đánh số và mã ngôn ngữ nguồn trong đó quy định yêu cầu hiển thị cục bộ. Thứ hai là làm trôi chảy một câu có vẻ vụng về, khiến nó rời xa cấu trúc cố định. Cả hai đều được chọn để xem xét.

Trong thực tế, việc kiểm tra từng dòng một danh sách chính thức về các mối nguy hiểm của khu vực pháp lý mục tiêu sẽ đáng tin cậy hơn so với việc dịch từ bộ nhớ. Các danh sách được công khai; thời gian dành cho họ rẻ hơn so với việc làm lại.

Mỗi thị trường đều có quy tắc phiên bản riêng

Cùng một sản phẩm thu hút các yêu cầu SDS khác nhau ở EU, Bắc Mỹ và Trung Quốc — định dạng, cấu trúc chương và độ sâu công bố đều khác nhau. Việc coi một bản dịch là phiên bản chung cho tất cả các thị trường là một trong những lỗ hổng tuân thủ phổ biến nhất trong xuất khẩu hóa chất. Tệ hơn nữa, việc thực thi còn khác nhau ngay cả trong các khu vực; Các quốc gia thành viên EU không hoàn toàn thống nhất về một số chi tiết nhất định.

Vì vậy, việc kiểm soát phiên bản phải chính xác với thị trường. Phiên bản SDS nào tương ứng với khu vực pháp lý nào và phiên bản sản phẩm nào cần hồ sơ; quy ước đặt tên thư mục là không đủ. Khi công thức thay đổi, các thị trường bị ảnh hưởng phải cập nhật từng bước - thiếu một là vi phạm.

Không có sự thông minh nào trong quy trình này, chỉ có: khi một sản phẩm mới được tung ra, hãy xác định đồng thời nó sẽ thâm nhập thị trường nào, phiên bản tập tin nào mỗi người cần và ai sẽ duy trì nó. Việc vá lỗi sau đó rất tốn kém và dễ bị lỗ hổng.

Ai nên xem xét và ghi lại những gì

Việc xem xét SDS không nên được giao cho một dịch giả kỹ thuật thông thường. Hồ sơ phù hợp kết hợp sự hiểu biết về các mối nguy hóa học với sự hiểu biết về khung pháp lý của thị trường mục tiêu. Việc đầu tiên xác định liệu họ có thể thấy rằng mô tả mối nguy hiểm là chính xác hay không; thứ hai xác định liệu họ có thể đánh giá liệu định dạng và cách diễn đạt có đáp ứng được yêu cầu của địa phương hay không. Thiếu một trong hai, việc xem xét trở thành hình thức.

Hồ sơ thường xuyên bị bỏ qua, tuy nhiên chúng là cách tự vệ duy nhất khi cơ quan quản lý hoặc khách hàng yêu cầu. Đối với mỗi phiên bản ngôn ngữ, hãy lưu giữ: ai đã dịch, ai đã đánh giá, ngày tháng, bản ghi phê duyệt và số phiên bản nguồn mà phiên bản đó dựa vào. Một khi điều đó bị mất đi, trách nhiệm trở nên rất khó thiết lập.

Giữ hai cổng đó và hầu hết quá trình nội địa hóa SDS đã hoàn tất. Điều còn lại không phải là kỹ thuật - mà là liệu có ai sẵn sàng làm điều đó theo đúng quy định hay không. FangService đã xem xét các tài nguyên để bản địa hóa tài liệu hóa học và kỹ thuật; đưa loại tài liệu và thị trường mục tiêu vào cuộc thảo luận.

Nơi bản địa hóa SDS thực sự bị mắc kẹt: Việc đọc quy định

Từ vựng kỹ thuật trong SDS là phần dễ dàng. Điều gây rắc rối là các yêu cầu về thứ tự từng phần, ghi nhãn nguy hiểm và giới hạn phơi nhiễm khác nhau tùy theo khu vực pháp lý. Theo quy định CLP của EU, các hình ảnh nguy hiểm và từ ngữ báo hiệu có định dạng bắt buộc; Hoa Kỳ tuân theo GHS theo OSHA với những khác biệt về chi tiết; và một số quốc gia Đông Nam Á đã và đang hướng tới chế độ thông báo SDS của riêng mình trong những năm gần đây. SDS của cùng một sản phẩm dành cho EU và Indonesia có thể cần phân loại được viết lại ở Phần 2 và bảng kiểm soát phơi nhiễm khác ở Phần 8. Thay đổi ngôn ngữ là chưa đủ.

Cách khắc phục thực tế là nêu rõ thị trường mục tiêu cùng với ngôn ngữ và yêu cầu nhà cung cấp soạn thảo quy định của thị trường đó thay vì tạo ra phiên bản tiếng Anh và để mỗi văn phòng khu vực sửa đổi. FangService trước tiên xác nhận cơ sở pháp lý cho thị trường mục tiêu, sắp xếp các bảng thuật ngữ và mã phân loại theo khung CLP hoặc OSHA tương ứng, giữ nguyên tất cả mười sáu phần và yêu cầu một biên tập viên quen thuộc với các quy tắc của thị trường đó xem xét các phần phân loại.

Thiết kế quy trình SDS trước khi dịch một từ

SDS được sử dụng nhiều lần: thay đổi công thức yêu cầu cập nhật, sửa đổi quy định yêu cầu sửa đổi quy định yêu cầu cập nhật, gia nhập thị trường mới yêu cầu phiên bản mới. Bắt đầu từ con số 0 mỗi lần đều cộng thêm chi phí và sai sót. Cách tiếp cận hợp lý là cung cấp cho SDS một cấu trúc cố định: trong mười sáu phần bắt buộc, phân loại, thành phần và sơ cứu được điều khiển theo khuôn mẫu cao và có thể chạy qua bộ nhớ dịch thuật ngữ được kiểm soát, trong khi các phần vận chuyển và quy định được xử lý theo thị trường mục tiêu.

Quyền sở hữu phải rõ ràng. Ai xác minh số CAS, ai kiểm tra quy định nguồn đằng sau các giới hạn phơi nhiễm, ai ký phát hành - không ai trong số này có thể được người dịch thay mặt khách hàng quyết định và họ phải được chỉ định khi bắt đầu dự án. Một dự án SDS với quyền sở hữu không rõ ràng bị đình trệ ở đúng bước không ai dám xác nhận.

FangService giải quyết các mục giao diện người dùng này trong một cuộc trò chuyện để bản địa hóa SDS: cơ sở pháp lý cho thị trường mục tiêu, cơ sở thuật ngữ, chủ sở hữu đánh giá và quy tắc phiên bản. Tài liệu được kiểm soát phiên bản và các bản cập nhật sau này chỉ chạm vào các phần đã thay đổi, giúp giảm thiểu công việc lặp lại ở mức tối thiểu.